ก่อนประเมินราคา ควรตกลงว่าใครดูแลลูกค้า ใครยืนยันข้อกำหนด และใครเป็นผู้อนุมัติงานขั้นสุดท้าย เพราะทั้งสามหน้าที่อาจเป็นคนละคนกัน
1. กำหนดขอบเขตการสื่อสาร
ระบุว่าทีมพัฒนาเข้าประชุมกับลูกค้าได้หรือไม่ ต้องพูดในนามใคร และใครเป็นผู้สรุปข้อตกลงหลังประชุม วิธีนี้ช่วยลดคำสั่งที่ขัดกันและป้องกันการติดต่อข้าม Agency โดยไม่ตั้งใจ
2. ระบุสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในงาน
งานเชื่อมต่อระบบมักมีปัจจัยที่พบภายหลัง เช่น API ยังไม่พร้อม ข้อมูลตัวอย่างไม่ตรงกับของจริง หรือยังเข้าใช้งานระบบทดสอบไม่ได้ จึงควรระบุสมมติฐาน ผู้รับผิดชอบ และผลกระทบไว้ในข้อเสนอ
3. ตกลงวิธีรับมือเมื่องานเปลี่ยน
กำหนดขอบเขตตั้งต้น ผู้มีอำนาจอนุมัติ และผลกระทบต่อเวลาและค่าใช้จ่ายไว้ก่อนเริ่มพัฒนา เพื่อให้ Agency มีข้อมูลชัดเจนเมื่อต้องคุยกับลูกค้า
4. เตรียมการส่งมอบตั้งแต่ต้น
พื้นที่เก็บโค้ด ผู้ถือครองบัญชีและรหัสผ่าน วิธีติดตั้ง เอกสาร และระยะเวลาดูแลหลังเปิดใช้งาน ควรตกลงตั้งแต่เริ่มโครงการ ไม่ใช่รอจัดการในช่วงท้าย